De ce modulul de proiecte face diferența
Modulul de proiecte este ceea ce face CleverBill diferit de alte platforme de facturare românești. În loc să operezi separat pentru managementul proiectelor (Asana, Trello, ClickUp) și facturare (SmartBill, Oblio), ai totul integrat — pontaje și ore lucrate se convertesc automat în linii de factură, contractele se leagă la proiecte, iar raportul de profitabilitate este calculat din datele reale.
Structura unui proiect
Un proiect în CleverBill are următoarele componente ierarhice:
- Proiect — entitatea principală, cu nume, client, perioadă, buget alocat
- Milestones — etape principale cu termene de livrare
- Tasks (sarcini) — activități concrete sub fiecare milestone, cu assignee
- Pontaje (timesheets) — ore înregistrate pe fiecare task
- Contracte — documentele legale asociate
- Devize — estimări detaliate cu conversie în factură
Crearea unui proiect
Accesezi Proiecte → Proiecte → Proiect nou. Completezi datele de bază: denumire, client asociat (partener din Nomenclatoare), data de start, data de finalizare estimată, și bugetul alocat. Opțional, poți specifica tariful orar standard care va fi utilizat pentru facturarea pontajelor (poate fi suprascris per membru de echipă).
Adăugarea membrilor echipei
Pentru fiecare proiect, adaugi membrii din echipa ta care vor avea acces. Fiecare membru primește un rol pe proiect: manager (acces complet), contributor (editare task-uri asignate), sau viewer (doar citire). Rolurile sunt separate de cele globale din Shield, permițând granularitate fină.
Membrii care nu sunt asignați la un proiect nu îl văd deloc în interfața lor, chiar dacă au rol global de member. Asta garantează confidențialitatea proiectelor sensibile.
Înregistrarea pontajelor
Fiecare membru al echipei înregistrează orele lucrate direct din interfață, prin Proiecte → Pontajul meu. Alege task-ul, introdu durata (în minute), și opțional o descriere a activității. Pontajele pot fi zilnice (pentru o zi întreagă) sau pentru intervale specifice (start și end time).
Managerul de proiect poate vedea toate pontajele echipei în dashboard-ul proiectului, cu totalul cumulat pe membru, pe sarcină și pe perioadă. Raportul de ore lucrate vs. estimate e actualizat în timp real.
Facturarea pontajelor
Vine partea magică: când vrei să facturezi clientul, mergi la Proiecte → [Proiect] → Facturează. Sistemul îți arată toate pontajele neachitate încă, grupate pe task-uri, cu totalul orar și valoarea estimată la tariful configurat. Selectezi ce pontaje vrei să incluzi, apeși Generează factură, și CleverBill creează factura fiscală cu liniile corespunzătoare.
Fiecare linie de factură va reflecta un task (sau un grup de task-uri), cu numărul de ore și tariful aplicat. Pontajele sunt marcate automat ca facturate prin TimesheetBilling, pentru a nu fi incluse din nou în facturile viitoare.
Contracte și devize
La începutul unui proiect mare, poți emite un Deviz de lucrări detaliat către client, cu toate activitățile, costurile materiale și forța de muncă. După aprobare, devizul se poate converti direct într-o factură (sau factură de avans). Similar, contractele asociate proiectului pot fi exportate ca PDF profesional cu logo și semnătură digitală.
Raportul de profitabilitate
Cel mai valoros output al modulului e Raportul de profitabilitate pe proiect (accesibil din Rapoarte → Analize → Profitabilitate). Arată, pentru fiecare proiect: venitul facturat, costurile (salariale din pontaje + materiale din facturi de achiziție legate), marja netă, și procentul de completare față de buget.
Acest raport îți oferă vizibilitate reală asupra proiectelor profitabile vs. cele în pierdere, permițându-ți să iei decizii informate despre prețuri viitoare.