De ce ai nevoie de certificat digital
Pentru a transmite documente către ANAF (facturi prin e-Factura, notificări de transport prin e-Transport, declarații fiscale), ai nevoie de un certificat digital calificat emis de un furnizor acreditat. Acesta identifică unic compania ta în sistemul fiscal și semnează electronic toate documentele transmise.
România recunoaște mai mulți furnizori acreditați: certSIGN, DigiSign, Alfatrust Certification și Trans Sped. Toți oferă certificate valabile 1 sau 2 ani, la prețuri similare (aproximativ 60-150 EUR/an).
Pasul 1: Obținerea certificatului
Alege un furnizor și urmează procesul lor de emitere. De obicei implică:
- Completarea online a unui formular cu datele companiei
- Încărcarea unor documente justificative (copie CUI, act constitutiv, copie CI administrator)
- Plata taxei de emitere
- Verificarea identității (fizic la sediul furnizorului sau prin videoconferință notarială)
- Primirea certificatului în format .p12 (PKCS#12) sau pe un token USB
Dacă ești administrator unic, procesul e mai rapid. Pentru firme cu mai mulți administratori, fiecare trebuie să aibă propriul certificat.
Pasul 2: Înregistrarea în SPV
Odată ce ai certificatul, trebuie să îl înregistrezi în Spațiul Privat Virtual ANAF pentru ca ANAF să recunoască că acel certificat e asociat cu CUI-ul companiei tale. Procesul se face o singură dată și durează maxim 2-3 zile lucrătoare pentru aprobare.
Accesezi anaf.ro → Servicii online → Spațiul Privat Virtual, depui formularul 150 și atașezi certificatul. După aprobare, primești o notificare prin email și poți începe să transmiți documente.
Pasul 3: Instalarea certificatului în CleverBill
Mergi la Setări → Integrări ANAF → Certificat digital. Încarcă fișierul .p12 obținut de la furnizor și introdu parola de acces. CleverBill va cripta și stoca certificatul folosind AES-256, iar parola nu va fi niciodată vizibilă în interfață sau în loguri.
Platforma va face imediat un test de conectivitate către API-ul ANAF pentru a valida certificatul. Dacă totul e OK, primești un indicator verde și integrarea devine activă.
Verificarea funcționării
Pentru a confirma că totul funcționează, emite o factură de test (poți folosi un CUI fictiv de test) și urmărește statusul în secțiunea e-Factura. În 5-30 de secunde, factura ar trebui să apară cu status Acceptat și să primească un index ANAF oficial.
Reînnoirea certificatului
Certificatele sunt valabile 1-2 ani. CleverBill te va notifica automat cu 30 de zile înainte de expirare, prin email și prin banner în interfață. Procesul de reînnoire este similar cu cel inițial, dar mai rapid (datele tale sunt deja în baza furnizorului).
Depanare comună
Dacă întâmpini erori la conectare: verifică parola (sensibilă la majuscule), asigură-te că formularul 150 a fost aprobat în SPV, și că certificatul nu a expirat. Pentru probleme persistente, contactează echipa noastră la suport@cleverbill.ro.